Integritetspolicy

HELP Försäkring erbjuder juristtjänster genom försäkringsavtal. För att vi ska kunna uppfylla vårt åtagande är vi beroende av att använda oss av personuppgifter.

Denna integritetsskyddspolicy beskriver hur HELP samlar in och använder personuppgifter.

HELP är, genom verkställande direktör, ansvariga för verksamhetens behandling av personuppgifter. HELP har också ett dataskyddsombud vars kontaktuppgifter finns längst ner på den här sidan.

Hur och varför behandlar vi dina personuppgifter?

HELP behandlar personuppgifter för att administrera våra kundförhållanden, i samband med handläggning av ärenden och i samband med driften av vår verksamhet. Vi samlar in personuppgifter vid:

Etablering av kundförhållande för Juristförsäkring - individuell försäkring
Etablering av kundförhållande för Juristförsäkring - kollektiv försäkring
Etablering av kundförhållanden vid försäkringen Jurist Bostad
Administration av kundförhållande och kundtjänst
Ärenderegistrering och ärendehandläggning
Personalrekrytering
Kontaktpersoner hos samarbetspartners, leverantörer med flera

Etablering av kundförhållande för Juristförsäkring - individuell

HELP erbjuder Juristförsäkring till individuella kunder. Juristförsäkringen beställs genom mail eller telefonsamtal till HELPs kundtjänst. För att etablera kundförhållandet kommer HELP behandla kundens kontaktuppgifter och personnummer. Behandlingen grundar sig på fullgörande av försäkringsavtalet med kunden, GDPR art 6(1)(b). Upplysningarna lagras så länge kundförhållandet varar och i fem år efter det att kundförhållandet upphört.

Etablering av kundförhållande för Juristförsäkring - kollektiv

I de fall du tecknat Juristförsäkring hos HELP genom fackförening, organisation eller liknande kommer den aktuella föreningen eller organisationen att sända oss personuppgifter om de medlemmar som omfattas av försäkringen. HELP registrerar kontaktinformation och personnummer för att upprätta kundförhållandet för varje enskild medlem som ska ha Juristförsäkringen. Behandlingen grundar sig på fullgörande av försäkringsavtalet med kunden. GDPR art 6(1)(b). Upplysningarna lagras så länge kundförhållandet varar och i fem år efter det att kundförhållandet upphört.

Om du har tecknat Juristförsäkring hos HELP genom en fackförening kommer HELP också att behandla uppgifter om ditt fackföreningsmedlemskap. Behandlingen av denna personuppgift grundar sig på GDPR art 9 (2)(a). Genom att du tecknar Juristförsäkring genom din fackförening samtycker du till att HELP behandlar denna personuppgift.

Etablering av kundförhållanden vid försäkring JuristBostad

HELP erbjuder försäkringen JuristBostad. Försäkringen marknadsförs genom fastighetsmäklare i samband med köp eller försäljning av bostad. Försäkringen tecknas genom HELP och i samband därmed mottager HELP kontaktuppgifter och personnummer från dig. Behandlingen grundar sig på fullgörande av försäkringsavtalet med kunden. GDPR art 6(1)(b). Upplysningarna lagras så länge kundförhållandet varar och i fem år efter det att kundförhållandet upphört.

Administration av kundförhållande och kundtjänst

I samband med administration av ditt kundförhållande, och för att erbjuda kundtjänst, kommer HELP att behandla personuppgifter om dig. De uppgifter som behandlas är betalningsinformation, eventuell fakturahistorik, ärenden du har registrerat, handlingar i ärenden och uppgifter som du lämnat till oss via kundtjänst. Behandlingen grundar sig på fullgörande av försäkringsavtalet med kunden. GDPR art 6(1)(b). Upplysningarna lagras så länge kundförhållandet varar. Uppgifter som behövs för ärendehantering lagras enligt regler för lagringstider i ärenden.

Kundundersökningar

Som en del av vår kunduppföljning skickar vi en kundundersökning till de kunder som har haft ett ärende som är längre än 1 timme. Undersökningen skickas till den e-postadress som vi har registrerat och är frivillig att genomföra. De personuppgifter du uppger då kundundersökningen genomförs kommer att anonymiseras efter det att undersökningen genomförts. Det kommer inte att lagras några personuppgifter om dig efter det att undersökningen har gjorts.

Behandlingen grundar sig på en intresseavvägning i enlighet med GDPR art 6(1)(f). Vi har värderat att vi har ett berättigat intresse att kartlägga vår kundnöjdhet, och upplysningarna anonymiseras. Undersökningen sänds endast till befintliga kunder i enlighet med marknadsföringslagstiftningen.

Om du inte vill ta emot kundundersökningar från oss kan du reservera dig mot dem genom att använda dig av kontaktinformationen längst ner på den här sidan.

Ärenderegistrering och ärendehandläggning

Egna kunder

När du registrerar ett ärende hos oss genom en av dina försäkringar kommer HELP att behandla personuppgifter om dig i samband med ärenderegistrering och handläggning av ärendet. De personuppgifter som behandlas är kontaktinformation, personnummer samt personuppgifter som framgår av handlingar som du eller andra sänder till oss. Behandlingen grundar sig på fullgörande av försäkringsavtalet med kunden, GDPR art 6(1)(b).

I vissa ärenden kan det behandlas särskilda kategorier av personuppgifter i enlighet med GDPR art 9. Det kan röra sig om uppgifter om din hälsa, till exempel i ärenden avseende sjukpenning och sjukersättning. I dessa fall är behandlingen baserad på GDPR art 9(2)(a) – samtycke från dig och GDPR art 9(2)(f) – nödvändig för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk eller som en del av domstolarnas dömande verksamhet. Det är nödvändigt att behandla dessa uppgifter om dig för att utföra det juridiska uppdraget å dina vägnar.

HELP behandlar endast personuppgifter som är nödvändiga för ärendehanteringen. Om vi mottager uppgifter som inte är nödvändiga för ärendehanteringen kommer dessa att tas bort.

Övriga inblandande

HELP mottager även personuppgifter om personer som inte är våra kunder i samband med ärendehantering. Det kan röra sig om kontaktinformation till motparter, jurister och andra som är involverade i ärenden som vi hanterar, samt andra personuppgifter som framgår av handlingar i ärendet. Behandlingen grundas på HELPs berättigade intresse att ha tillgänglig dokumentation för att driva ett rättslig ärende och för att säkerställa att vår ärendehantering är effektiv och samstämmig med våra interna regler. Behandling grundas på intresseavvägning i enlighet med GDPR art 6 (1) (f).

Lagringstid

Personuppgifter som behandlas vid ärendehantering kommer, som ett minimum, att lagras så länge ärendet pågår. Sedan ärendet avslutats lagrar HELP samtliga dokument och övriga uppgifter i ärendet i 10 år. Denna tid grundas på HELPs berättigade intresse att försvara sig vid eventuella krav som kan riktas mot HELPs handläggning av ärendet. Lagringen grundas på intresseavvägning i enlighet med GDPR art 6(1) (f)

Personalrekrytering

Om du söker anställning hos HELP kommer HELP behandla personuppgifter om dig i rekryteringsprocessen. De personuppgifter som behandlas är kontaktuppgifter och övriga upplysningar som du lämnar till oss i din ansökan. Dessutom behandlar vi uppgifter i intervjureferat och samtal med referenser. I rekryteringsprocessen grundar sig behandlingen på att den är nödvändig för att ingå ett anställningsavtal med dig – GDPR art 6(1)(b). Om din ansökan innehåller särskilda kategorier av personuppgifter är vår behandlingsgrund GDPR art 9(2)(b).
När rekryteringsprocessen är avslutad kommer HELP lagra uppgifterna i upp till 26 månader. Lagringen är grundad på HELPs legitima behov av att kunna ha dokumentation för att försvara sig vid eventuellt krav från arbetssökande som menar sig inte ha fått anställning på grund av till exempel diskriminering. Behandlingen grundas på intresseavvägning enligt GDPR art 6 (1) (f).

Kontaktpersoner hos samarbetspartners, leverantörer med flera

Om du är kontaktperson i en verksamhet som HELP samarbetar med kan HELP komma att behandla din kontaktinformation. Behandlingen grundas på HELPs berättigade intresse att ha kontaktuppgifter till personer vid samarbetspartners och liknande för effektiv interaktion. Behandlingen är därför baserad på en intresseavvägning enligt GDPR 6(1)(f). Uppgifterna lagras så länge HELP har samarbete med den verksamhet du arbetar för.

Utlämnande av personuppgifter

HELP lämnar inte ut personuppgifter till tredje part med undantag av följande situationer:

När det är nödvändigt att lämna ut dessa till domstolar, myndigheter och motparter
När HELP och kunden har kommit överens om att lämna ut uppgifterna
När det är nödvändigt för att tillvarata dina intressen i samband med ett konkret ärende gentemot tredje part
När det är nödvändigt för att fullgöra en rättslig förpliktelse eller för att efterfölja krav från myndigheter och domstol
När det har ingåtts avtal med en tjänsteleverantör för att kunna utföra uppdrag å våra vägnar

Vi är ansvariga för skyddet av dina personuppgifter och ställer samma krav på underleverantörer som när vi själva behandlar personuppgifter.

Mottagare utanför EU/EES

I nuläget använder inte HELP tjänsteleverantörer eller andra mottagare av personuppgifter som är etablerade utanför EU/EES.
Om dina personuppgifter skulle överföras utanför EU/EES kommer HELP att sörja för att nödvändiga åtgärder vidtas för att dina personuppgifter är säkrade, såsom genom Europakommissionens standardiserade avtalsklausuler, bindande interna regler eller EU-US Privacy Shield.

Dina rättigheter

Du är välkommen att kontakta HELP i frågor om hur vi behandlar dina personuppgifter. Om HELP behandlar dina personuppgifter har du rätt till information om uppgifterna rörande dig. Du kan även ha rätt till rättelse, radering och begränsning av behandling i vissa fall. Dina rättigheter kan sammanfattas enligt följande:

Rätt till tillgång: Du har rätt till information om hur dina personuppgifter behandlas och om vilka uppgifter om dig som behandlas. HELP ska också svara på frågor om hur vi behandlar dina personuppgifter och tillhandahålla ett så kallat registerutdrag med de behandlingar som genomförs. Detta är inte en absolut rättighet och andra omständigheter kan ligga till grund för en begränsning av rätten till tillgång.
Rättelse av personuppgifter: Du kan be HELP att rätta eller komplettera personuppgifter avseende dig om de är felaktiga eller missvisande.
Radering av personuppgifter: Under vissa förutsättningar är HELP skyldiga att radera personuppgifter om du begär det.
Begränsning av behandling av personuppgifter: Under vissa förutsättningar är HELP skyldiga att begränsa behandlingen av personuppgifter om du begär det. I dessa fall kommer de personuppgifter som omfattas att behandlas endast avseende vissa begränsade och lagstadgade ändamål.
Dataportabilitet: Under vissa förutsättningar har du rätt att få ut de personuppgifter som rör dig i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format. Du äger rätt att överföra uppgifterna till annan verksamhet utan att HELP förhindrar detta.
Rätt att göra invändningar mot behandling av personuppgifter: I vissa fall har du rätt att göra invändningar mot behandling av dina personuppgifter, vilket innebär att HELP är skyldiga att upphöra med behandlingen av dessa personuppgifter.
Rätt till klagomål: Vi önskar att du meddelar HELP om du anser att vi inte behandlar dina personuppgifter korrekt. Du kan därvid vända dig till vårt dataskyddsombud vars kontaktinformation framgår nedan.

Du har också rätt att lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet. Kontaktinformation till tillsynsmyndighet: https://www.datatilsynet.no/

Om du vill åberopa dina rättigheter ber vi att du kontaktar oss via kontaktinformationen nedan.

Ditt krav ska besvaras kostnadsfritt och inom trettio (30) dagar från det att vi mottagit tillräcklig information för att behandla ditt krav. Vid behov kan denna period förlängas med två (2) månader, beroende på komplexiteten i din begäran och antalet ärenden. I dessa fall kommer du informeras om förlängningen och orsaken till förseningen.

Kontaktinformation

HELP Försäkring har ett eget dataskyddsombud som bistår med vägledning så att personuppgifter blir behandlade på ett korrekt och lagenligt sätt. Vårt dataskyddsombud är advokat Georg Pedersen som kan kontaktas på:

personvern@help.no

Ta kontakt med oss om du har frågor om vår behandling av personuppgifter:
e-post: personvern@help.no
Tel: 0047-22 99 99 99

Postadress:
HELP Forsikring / dataskyddsombud
Postboks 1870 Vika
0124 OSLO

Uppdaterad september 2019